İçişleri Bakanlığı’ndan gönderilen genelgeyle muhtarlardan gelen şikayet ve taleplerin değerlendirilmesi amacıyla kurulması istenen Muhtarlık İşleri Müdürlüğü genelgenin yayınlandığı 20.02.2015 tarihinden bu yana maalesef belediye başkanı Sayın Semerci tarafından kurulamadı.
MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
MBS ( Muhtar Bilgi Sistemi) aracılığıyla belediyeye iletilen talep, şikayet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde (15 gün) karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlar.
Devrek Belediye Başkanı Sayın Semerci en kısa sürede Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nün kurulması ve kurulacak müdürlüğün görev ve çalışma yönetmenliğinin hazırlanması için konuyu meclis gündemine almalı.
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev, Yetki ve Sorumluluk
Müdürlüğün Görevleri
1. Muhtarlık İşleri Müdürlüğü İçişleri Bakanlığı’nın 2015/8 sayılı genelgesinde belirtilen iş ve işlemlerin tamamının etkin ve verimli bir şekilde yapılmasından sorumludur.
2. İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan Muhtar Bilgi Sistemi aracılığıyla Belediyemize iletilen talep, şikâyet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürede karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak,
3. Muhtar Bilgi Sistemi haricinde muhtarlıklardan gelen bizzat, telefon, mail, dilekçe vb. her türlü talebin uygun birime iletilmesini sağlamak ve sonuçlarını takip etmek,
4. Başkanlık Makamının Mahalle ziyaretlerinde Başkan’a eşlik ederek taleplerin alınmasını ve ilgili birimlere sevkini sağlayarak sonuçlarını takip etmek,
5. Müdürlüğümüzce yapılan tüm hizmetlerin mahalle bazlı raporlanmasını sağlayarak Başkanlık Makamına sunmak,
6. Yılın belirli zamanlarında Muhtarlarla ”İstişare Toplantıları” düzenlemek ve mahalle bazlı hizmetlerin değerlendirmesini yapmak,
7. Mahalle bazında rapor hazırlamak ve bunlar için arşiv oluşturulmasını sağlamak.
8. Faaliyet raporları hazırlamak ve üst makama sunmak,
Müdürlüğün Sorumluluğu
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu Yönergede tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve disiplinli bir şekilde yürütmekle sorumludur.
Müdürün Görev ve Sorumluluğu
1. Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
2. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir.
3. “Müdürlüğün Görevleri” kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, bunların etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar.
4. Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nün Tahakkuk amiri, harcama yetkilisi ve müdürlük personelinin disiplin amiridir.
5. Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arası koordinasyonu sağlar.
6. Müdürlüğün yıllık performans programını ve buna bağlı olarak yıllık bütçesini hazırlar.
7. Performans hedefleri, iş kapasitesi ve faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planlarını hazırlar ve bu planların uygulanmasını sağlar.
8. Performans hedefleri ve bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren “Yıllık Faaliyet Raporu” hazırlar.
9. Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili “Hizmet Standartları” belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet verebilmek için tedbirler alır, süreç iyileştirmesi yapar.
10. Faaliyet alanıyla ilgili vatandaş memnuniyeti ölçümü yapar.
11. Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol ve Kalite Yönetim Sistemi’nin kurulmasından birinci derecede sorumludur. Bu konuda Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile koordineli çalışır.
12. Müdürlüğün mevcut dosya, evrak ve diğer bilgilerinin “Standart Dosya Planı” formatına uygun olarak düzenlenmesini ve arşivlenmesini sağlar.
13. Tüm dosya, evrak ve bilgiler için mevzuatın öngördüğü şekilde “Saklama Planı “oluşturur, süresi dolan evrakların imha edilmesi gereken evraklar olarak nitelendirilmesini sağlar ve geri dönüşüme teslim edilmesini sağlar.
14. İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapar.
15. Personelin eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek eğitim almalarını sağlar.
16. Mesai saatlerinin etkin ve verimli kullanılmasını, personellerin uyum içinde çalışmasını sağlar.
17. Birimi ile ilgili faaliyet raporlarının periyodik olarak hazırlanmasını ve Başkanlığa sunulmasını sağlar.
18. İş güvenliğini sağlar ve çalışma ortamının sürekli geliştirme çabası içinde olur. Çalışan personelin iş güvenliği için tedbirler alır ve iyileştirilmesi çabasında bulunur.
19. Birim personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını belirler, görevli personellerin disiplin amiri olarak görev ve sorumluluklarını yerine getirir.
20. Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
